Perusahaan dagang saat ini dituntut untuk semakin efisien dalam menjalankan bisnisnya. Semakin Anda efisien, artinya margin operasi semakin rendah, artinya juga laba atau keuntungan usaha juga semakin tinggi. Oleh karena itu, tools yang dapat membantu perusahaan menghadapi tantangan ini adalah software akuntansi online. Pada artikel ini kami akan membahas langkah-langkah implementasi software akuntansi online khusus untuk perusahaan dagang.
Jangan lupa untuk menambahkan artikel ini pada bookmarks Anda, sehingga Anda dapat membaca kembali. Ikuti terus artkel ini hingga akhir sehingga Anda lebih paham bagaimana cara implementasi software akuntansi online yang baik dalam perusahaan Anda.
Langkah 1: Evaluasi Kebutuhan Bisnis Anda
Langkah pertama dalam mengimplementasikan software akuntansi adalah memahami kebutuhan bisnis Anda dengan baik. Identifikasi proses keuangan apa yang perlu diotomatisasi dan ditingkatkan, seperti pencatatan transaksi harian, pengelolaan stok, atau pemantauan hutang piutang. Hal ini akan membantu Anda pada langkah selanjutnya yaitu memilih software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Langkah 2: Pilih Software Akuntansi yang Tepat
Pilih software akuntansi online yang sesuai dengan ukuran dan jenis bisnis Anda. Pastikan software tersebut dapat mengintegrasikan semua aspek keuangan, seperti pembukuan, pelacakan inventaris, dan manajemen pajak sesuai dengan regulasi perpajakan Indonesia. Salah satu penyedia software akuntansi online adalah Refine Accounting. Refine Accounting memiliki fitur-fitur yang lengkap seperti manajemen data terpusat, manajemen transaksi, manajemen stok, laporan-laporan keuangan seperti laba rugi dan neraca keuangan. Keunggulan utama Refine Accounting adalah tim support. Anda akan diberikan satu account manager yang mengikuti perkembangan implementasi software akuntansi online Anda. Dengan adanya account manager ini, setiap issue-issue implementasi akan lebih mudah terpantau dan terselesaikan.
Langkah 3: Siapkan Master Data
Sebelum mulai menggunakan software akuntansi, Anda perlu menyiapkan master data perusahaan. Ini mencakup informasi seperti daftar karyawan, rekening bank, data pelanggan, data supplier, dan informasi pajak. Pastikan semua data ini benar dan lengkap agar software dapat berfungsi dengan baik. Tentu pada langkah ini, Anda harus menyiapkan master data dengan format yang sesuai dengan software akuntansi yang Anda pilih.
Langkah 4: Pelatihan Tim Anda
Setelah memilih software, pastikan tim Anda menerima pelatihan yang memadai. Sebagian besar penyedia software akuntansi menawarkan pelatihan online atau offline. Pastikan tim Anda memahami fitur-fitur software tersebut dan bagaimana menggunakannya secara efektif. Tim yang terlatih dengan baik akan meningkatkan produktivitas.
Langkah 5: Migrasi Data
Migrasikan data ke dalam software akuntansi Anda. Proses ini mungkin memakan waktu, tergantung pada jumlah data yang perlu dipindahkan. Pastikan data historis dan transaksi terkini tersedia dalam sistem untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat. Migrasi data memegang peran krusial dalam sebuah implementasi. Oleh karena itu, persiapkan migrasi data ini dengan baik, selalu double check setiap data master Anda. Minimalisir redundansi data. Pastikan setiap format data sudah terbuat dengan rapi dan konsisten.
Langkah 6: Konfigurasi Software
Sesuaikan pengaturan software akuntansi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Atur rekening dan kategori keuangan, pajak, dan informasi perusahaan Anda. Ini akan memastikan bahwa sistem dapat menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Umumnya setiap software akuntansi memiliki suatu flow sistem yang kurang spesifik sesuai dengan kebutuhan Anda. Oleh karena itu konfigurasi software dibutuhkan supaya proses input data dikemudian hari dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan di lapangan.
Langkah 7: Bagi Tugas dengan Job Desk yang Jelas
Bagi tugas kepada tim dengan job desk yang jelas. Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas pencatatan transaksi, pembuatan laporan keuangan, pelacakan stok, dan manajemen hutang piutang. Hal ini memastikan bahwa setiap aspek keuangan perusahaan tercakup dengan baik.
Demikian penjelasan kami seputar langkah-langkah implementasi software akuntansi online. Semoga artikel ini membantu Anda untuk mendapatkan insight-insight dalam implementasi software akuntansi. Jika ada pertanyaan seputar kebutuhan software akuntansi yang cocok untuk usaha Anda, kami sangat terbuka untuk konsultasi dengan Anda. Silahkan hubungi kami di whatsapp kami.