Overview
Halo #RefinePartners, kali ini kami akan membahas topik tentang memilih software akuntansi yang tepat. Pada artikel ini, kami akan membahas beberapa poin yaitu:
- Penjelasan tentang apa itu sistem accounting
- Apa bedanya sistem accounting, software kasir (POS) dan software gudang.
- Sekilas mengenai infrastruktur IT yang dibutuhkan untuk mendukung software accounting.
- Tips memilih software akuntansi untuk bisnis Anda
Apa itu software accounting
Software accounting adalah suatu perangkat lunak (software) yang membantu perusahaan Anda untuk melakukan pencatatan keuangan. Fungsi atau fitur dari software accounting beragam tergantung seberapa besar kebutuhan pencatatan keuangan perusahaan tersebut.
Software accounting tergolong salah satu sumber daya yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan mencatat dan memantau seluruh transaksi keuangan. Oleh karena itu banyak perusahaan termasuk Anda mungkin bingung bagaimana menentukan software akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda.
Jika didefinisikan dari fitur-fitur, maka software akuntansi harus memiliki beberapa fitur sebagai berikut:
- Fitur mengelola master data
- Fitur mengelola transaksi pembelian, penjualan, persediaan dan keuangan.
- Fitur melihat laporan-laporan keuangan seperti buku besar, neraca saldo, laba rugi & neraca.
Apa bedanya software accounting, software POS dan software gudang.
Lalu kemudian ada beberapa term yang banyak digunakan dan beredar di pasar saat ini yaitu: Software akuntansi, software kasir, dan software gudang. Apa bedanya antara software akuntansi, software kasir dan juga software gudang?
- Pertama software gudang umumnya hanya mencatat mutasi atau transaksi yang mempengaruhi penambahan dan juga pengurangan nilai persediaan suatu perusahaan.
- Kedua, software kasir umumnya hanya mencatat penjualan saja. Laporan laba rugi yang ditawarkan umumnya hanya sampai laba kotor, tidak sampai menampilkan laba bersih perusahaan. Kemudian laporan akuntansi lain seperti buku besar, neraca saldo, dan neraca umumnya tidak ada.
- Ketiga, software akuntansi sendiri, seperti yang sudah kami jelaskan pada sub bab sebelumnya, fitur-fitur yang ada pada software akuntansi yaitu mengelola master data, transaksi (pembelian, penjualan, persediaan & keuangan), laporan-laporan akuntansi.
Untuk memudahkan memahami, kami akan visualisasikan dalam sebuah tabel fitur-fitur antara software akuntansi, software kasir, dan software gudang.
Software Gudang | Software Kasir (POS) | Software Accounting | |
Master data | Hanya produk | Hanya produk & customer | Produk, pelanggan, pemasok, kas / bank, nomor akun, dll. |
Transaksi persediaan | V | V | V |
Transaksi pembelian | V | ||
Transaksi penjualan | V | V | |
Transaksi keuangan | Hanya transaksi masuk | Transaksi masuk & keluar | |
Jurnal akuntansi | v | ||
Laporan | Persediaan | Penjualan, persediaan, & laba kotor | Semua transaksi & laporan laba rugi, neraca saldo, buku besar & neraca keuangan |
Software Accounting Online vs Offline
Salah satu keuntungan menggunakan software akuntansi adalah bagaimana informasi tiap divisi dapat terhubung dengan divisi lain. Tentu dilengkapi dengan hak akses tertentu ya. Dengan kesinambungan informasi ini membuat pekerjaan tentu lebih efisien.
Karena software ini dapat “connecting” dengan divisi lain, maka jika membahas software akuntansi ini sangat dekat kaitannya dengan infrastruktur IT. Oleh karena itu disini kami akan membahas beberapa opsi infrastruktur IT yang umumnya digunakan saat implementasi software akuntansi.
- Software accounting online adalah jenis software yang diakses melalui internet dan dapat diakses dari berbagai perangkat seperti laptop, tablet, atau smartphone. Dalam menggunakan software accounting online, data dan informasi keuangan tersimpan di cloud atau server jarak jauh, sehingga perusahaan dapat mengakses data dan informasi tersebut dari berbagai perangkat yang terhubung ke internet. Kelebihan dari metode online adalah fleksibilitas dan aksesibilitas yang lebih baik, karena data dan informasi dapat diakses dari berbagai perangkat dan lokasi yang terhubung ke internet. Selain itu, software accounting online juga sering kali menawarkan fitur-fitur seperti integrasi dengan aplikasi lain, dan pembaruan otomatis. Namun, kekurangannya adalah risiko keamanan dan privasi data yang lebih tinggi, karena data dan informasi disimpan di cloud atau server jarak jauh yang dapat diakses melalui internet.
- Software accounting offline adalah jenis software yang terinstal di komputer atau server perusahaan. Dalam menggunakan metode offline, data dan informasi keuangan tersimpan secara lokal di dalam komputer atau server, sehingga perusahaan dapat mengakses data dan informasi tersebut secara langsung dari komputer atau server yang sama. Kelebihan dari metode offline adalah keamanan data dan informasi yang lebih baik karena data dan informasi tersimpan secara lokal dan hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki akses ke komputer atau server yang sama. Namun, kekurangannya adalah keterbatasan aksesibilitas, karena data dan informasi hanya dapat diakses dari komputer atau server yang sama.
- Software akuntansi semi online.
Metode ini bisa dibilang gabungan antara opsi 1 & 2. Dimana program dan data disimpan pada lokasi perusahaan, namun ditambahkan support jaringan internet pada server utama. Sehingga data masih bisa diakses jika user berada di luar jaringan kantor.
Di bawah ini adalah ilustrasi yang dapat membantu Anda untuk memahami apa yang kami jelaskan di atas.
Perusahaan harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis mereka dan risiko keamanan dan privasi data yang terkait dengan setiap jenis software accounting sebelum memilih jenis software accounting yang tepat untuk mereka. Jika perusahaan membutuhkan fleksibilitas dan aksesibilitas yang lebih baik, serta fitur-fitur integrasi dengan aplikasi lain, maka software accounting online mungkin menjadi pilihan yang lebih baik. Namun, jika perusahaan memerlukan keamanan data dan informasi yang lebih baik, serta memiliki akses ke komputer atau server yang sama, maka software accounting offline mungkin menjadi pilihan yang lebih baik.
Tips memilih software yang tepat untuk bisnis Anda
Dalam era digitalisasi yang semakin berkembang, software akuntansi atau perangkat lunak akuntansi menjadi semakin penting bagi perusahaan. Software dapat membantu perusahaan dalam mengelola keuangan dan memberikan informasi yang akurat dan terbaru tentang keuangan perusahaan. Namun, dengan banyaknya pilihan software accounting yang tersedia, memilih yang tepat untuk perusahaan bisa menjadi tugas yang sulit. Berikut adalah beberapa tips untuk memilih yang tepat untuk perusahaan Anda.
- Pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan bisnis yang berbeda-beda, oleh karena itu perusahaan Anda harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis Anda terlebih dahulu sebelum memilih. Pertimbangkan jenis bisnis Anda, ukuran perusahaan, dan tipe transaksi keuangan apa saja yang perlu dielola. Pertimbangan ini akan membantu Anda menentukan fitur yang diperlukan pada software accounting, serta membantu mempercepat proses pemilihan.
- Evaluasi fitur dan fungsionalitas software accounting
Pilih software yang menawarkan fitur dan fungsionalitas yang tepat untuk bisnis Anda. Misalnya, jika Anda memiliki bisnis yang berbasis proyek, pastikan software yang Anda pilih dapat mengelola dan melacak biaya proyek. Jika Anda memiliki bisnis yang melakukan transaksi keuangan yang kompleks, pastikan software yang Anda pilih dapat mengelola dan memproses transaksi keuangan tersebut dengan mudah dan akurat.
- Pertimbangkan ketersediaan dan dukungan pelanggan
Pastikan vendor penyedia yang Anda pilih memiliki dukungan pelanggan yang baik dan mudah diakses. Anda harus memilih vendor yang menyediakan dukungan pelanggan yang baik, termasuk dukungan teknis yang mudah diakses dan tersedia secara online atau telepon. Pastikan juga vendor menyediakan dokumentasi yang jelas dan mudah dipahami serta tutorial untuk membantu penggunaan dan implementasi sistem tersebut.
- Perhatikan skalabilitas dan fleksibilitas
Pastikan software yang Anda pilih memiliki kemampuan untuk berkembang seiring dengan pertumbuhan perusahaan Anda. Perusahaan Anda mungkin akan membutuhkan software accounting yang lebih canggih dan memiliki fitur tambahan saat perusahaan berkembang dan mengalami pertumbuhan. Pastikan juga software accounting dapat mengintegrasikan dengan sistem lain yang sudah digunakan di perusahaan.
- Pertimbangkan biaya dan ketersediaan
Perusahaan harus mempertimbangkan biaya software accounting yang akan dikeluarkan. Pastikan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan fitur dan fungsionalitas yang Anda butuhkan. Pastikan juga software yang Anda pilih tersedia untuk digunakan dan dapat diakses di perusahaan Anda.
- Evaluasi reputasi vendor
Pastikan vendor software accounting memiliki reputasi yang baik dan dapat diandalkan. Vendor harus memiliki catatan keamanan dan privasi yang baik serta memiliki ulasan pelanggan yang positif dan memiliki kredibilitas di industri software accounting.
Kesimpulannya, pemilihan software accounting yang tepat dapat membantu perusahaan Anda dalam mengelola keuangan dan memberikan informasi yang akurat tentang keuangan perusahaan. Kami Refine Accounting menyediakan software accounting online yang sangat cocok digunakan untuk industri dagang dengan skala usaha mikro, kecil dan menengah. Sangat mudah digunakan, memiliki panduan yang lengkap dan juga tim support yang mudah dihubungi dan mampu menjelaskan dengan baik.